Mit schooladmin profitieren Nutzer:innen von einer flexiblen Datenablage, die über verschiedene Wege genutzt werden kann. Eine im Unterricht am stationären Rechner erstellte Datei, die im Windows-Dateiexplorer gespeichert wurde, ist sofort über den schooladmin File-Explorer oder die Educloud auf einem Tablet oder Smartphone verfügbar und kann direkt bearbeitet werden – ohne komplizierte Synchronisation oder unterschiedliche Datenbestände.

Gleichzeitig bietet schooladmin die Wahl zwischen einer internen oder externen Datenablage. Während eine externe Speicherung sinnvoll ist, wenn überwiegend außerhalb der Schule gearbeitet wird (z. B. bei Schulschließungen), bietet die interne Ablage den Vorteil, dass Daten nicht über die Internetleitung ausgetauscht werden müssen, wodurch Leitungskosten gesenkt werden. schooladmin unterstützt beide Varianten und ermöglicht es Schulen und Schulträgern, je nach strategischen Anforderungen und Kosten-Nutzen-Analyse die passende Lösung zu wählen.